Situatie

onna-onna hield per 1 november 2017 op te bestaan als bedrijf. De medewerkers moesten een nieuwe werkplek zoeken, omdat de hoofdinvesteerder zich terugtrok. Dit was een grote teleurstelling voor iedereen. De General Manager van onna-onna besloot dat er een gelegenheid moest zijn om afscheid te nemen voor medewerkers en andere relaties.

Taken

Tot halverwege september 2017 liep ik stage bij onna-onna. In overleg met de General Manager, Geneviève Meerburg, bleef ik anderhalve maand extra om het afscheid van onna-onna te organiseren. Het was mijn taak om initiatief te nemen in het bedenken en organiseren. Daarbij kreeg ik begeleiding van Geneviève en zou zij samen met mij de invulling bepalen. Vooraf hadden we besloten dat er sprake zou zijn van twee evenementen. Het eerste evenement was uitsluitend intern en het tweede evenement, van feestelijke aard, moest relaties uitnodigen om afscheid te nemen.
Ik had mezelf verschillende taken opgelegd. Allereerst wilde ik een professionele indruk maken bij Geneviève en externe contacten door snel en adequaat te reageren en communiceren. Daarnaast was het mijn doel ervoor te zorgen dat relaties zich daadwerkelijk geroepen zouden voelen om te komen en de medewerkers echt gelegenheid zouden hebben om te ontspannen. Ten slotte was het mijn taak om het budget beperkt te houden.

Activiteiten

Het afscheid werd ingedeeld in twee onderdelen. Vanuit het initiatief van Geneviève werd besloten om het eerste onderdeel te laten bestaan uit een activiteit en borrel voor de werknemers. Het tweede onderdeel zou een feest zijn met muziek en een uitgebreide gastenlijst.
Als gevolg van een brainstorm ontstond een lijst met suggesties. Hierbij was de boodschap van het evenement het vertrekpunt. Samen zijn en ontspannen waren de belangrijkste thema’s op het bedrijfsuitje. Bij het bedrijfsfeest wilden we een positieve, uitgelaten sfeer, zonder de vervelende situatie te ontkennen.
De opzet voor de evenementen was duidelijk. Nu maakte ik een plan van aanpak. Belangrijke onderdelen waren een planning en een budget. Bij het budget werd rekening gehouden met verschillende opkomsten. Vervolgens begonnen ik met het uitvoeren van de to-do lijst. Ik maakte een compilatie van beeldmateriaal en een uitnodiging om relaties te trekken. Om rekening te houden met het budget kookte ik voor het bedrijfsuitje zelf en om te anticiperen op een mogelijk te kort, kocht ik ruim in.
Bij het bedrijfsuitje ontstond tijdtekort. Hierop reageerde ik door collega’s om hulp te vragen. Door taken te delegeren, kon ik me concentreren op andere uitdagingen. Er waren bijvoorbeeld problemen met de oven. Door creatieve inzet van duct tape kon dit opgelost worden. Tijdens de activiteit ben ik achtergebleven om het diner voor te bereiden.

Tijdens de voorbereidingen van het tweede evenement kreeg ik meer begeleiding van Geneviève. Ze had aangegeven dat ik meer moest delegeren. Ze gaf me een ‘spoedcursus delegeren’. Dit resulteerde in een document met uit te besteden taken en personen die ik dit kon vragen. De week voorafgaand aan het feest deelde ik in. Verschillende tijdsvakken waren bedoeld voor verschillende taken. Daarin stelde ik prioriteit en liet ik achterwegen wat gezien de tijd niet haalbaar was.

Resultaat

Het resultaat was twee goede evenementen en een tevreden General Manager.
Bij het bedrijfsuitje van de activiteit goed in de smaak gevallen en waren de collega’s erg enthousiast over het diner. Het eten was veelal vegetarisch, waar ik complimenten over kreeg. Er was een ruime hoeveelheid aan eten, echter hadden de wortelen langer mogen garen. Vanuit de collega’s kreeg ik met name feedback op het gebied van delegeren. Mijn afwezigheid bij de activiteit had ze het gevoel gegeven dat ik meer hooi op mijn vork had dan ik aankon. Bovendien hadden ze me gemist in de saamhorigheid van de organisatie. Geneviève complimenteerde me over de rust die ik tijdens de voorbereidingen bewaard had. Ze gaf aan dat ik sterk reageerde als er iets onverwachts gebeurde of veranderde.
Ook op het feest had iedereen zich goed vermaakt. De opkomst was lager dan verwacht, maar daar werd snel op ingespeeld. Door de voorbereiding waren alle taken gedaan voor de dag van het feest zelf. De sfeer was ontspannen en alles liep zoals gepland. Kritisch kijkende had ik graag een DJ geregeld die in zijn uitstraling beter bij onna-onna paste. Bovendien had ik graag gewild dat het eten er meer uitnodigend uitzag. Hierover kreeg ik echter van de gasten geen feedback. De reacties van de gasten waren erg positief. De aankleding werd zeer gewaardeerd en de collega’s grepen hun kans om zich uit te laten op de dansvloer.
Bovendien bleek bij de afronding dat de inschatting van het budget realistisch was en er niet overheen is gegaan.

Reflectie

De belangrijkste learning die ik meeneem uit deze situatie is de vaardigheid om te delegeren. Tussen beide evenementen door ervaarde ik dat je taken kunt delegeren en dan ook de verantwoordelijkheid los moet durven laten. Het resultaat is wellicht anders, maar niet per sé minder. De kwaliteit wordt gewaarborgd door zorgvuldige briefing en het kiezen van de juiste mensen voor de taak. Het voordeel van delegeren is dat ik mijn concentratie kan inzetten voor andere taken en door het overzicht te bewaren en het resultaat kan beïnvloeden.
Bovendien voelde ik dat ik makkelijk functioneer in de rol van organisator. Ik blijf rustig tijdens crisis en reageer daardoor oplossingsgericht. Belangrijk is dat ik me realiseer of ik naast organisator nog een andere rol speel in de context. Ik sloot mezelf buiten de groep van medewerkers tijdens het bedrijfsuitje, dit is onlogisch, omdat ik zelf ook medewerker ben en men mijn aanwezigheid verwachtten.

Meer info over de evenementen.